وبیتو صورتحساب و سند برگشت را بهصورت سند ساختاریافته و ماشینخوان از روی داده سفارش تولید میکند: ردیفهای کالا، گروه مالیاتی هر ردیف، مبلغ مشمول و مالیات، و اطلاعات هویتی فروشنده و خریدار شامل شناسه ملی یا کد اقتصادی. هویت مالیاتی فروشنده یک بار در تنظیمات فروشگاه ثبت میشود و اطلاعات خریدار حقوقی روی پرونده شرکت او میماند، بنابراین هر سند شناسههای لازم برای ارسال و پیگیری را همراه دارد و لازم نیست کسی داده را دوباره دستی وارد کند.
PDF یک صورتحساب الکترونیکی نیست
تفاوتی که در عمل اهمیت دارد، ماشینخوان بودن است. صورتحسابی که به شکل PDF ایمیل میشود، همچنان به یک نفر یا یک نرمافزار OCR نیاز دارد تا به داده تبدیل شود، و همانجاست که خطای تایپی و ردیف جاافتاده به وجود میآید. سند ساختاریافته یعنی هر فیلد جای مشخص و معنای مشخص دارد؛ سیستم مقابل آن را میخواند بدون اینکه کسی چیزی را بازتایپ کند.
اطلاعات هویتی، یکبار و درست
بخش زیادی از دردسر صورتحساب الکترونیکی از اطلاعات ناقص میآید. در وبیتو هویت مالیاتی فروشنده در تنظیمات فروشگاه و بهازای هر شخصیت حقوقی ثبت میشود، و شناسه ملی، کد اقتصادی، نشانی و کد پستی خریدار حقوقی روی پرونده شرکت او میماند. اگر فیلدی خالی باشد، پیش از صدور مشخص است.
وضعیت هر سند قابل دیدن است
تولید صورتحساب میتواند شکست بخورد؛ داده ناقص، خریدار بدون شناسه، ردیف بدون گروه مالیاتی. وبیتو وضعیت تولید را روی هر سفارش نشان میدهد و خطا با دلیل و امکان تلاش مجدد ظاهر میشود، نه اینکه بیصدا ناپدید شود. سند برگشت هم به صورتحساب اصلی گره میخورد تا اصلاح قابل ردیابی باشد.
ارسال به سامانه، صادقانه
امروز وبیتو سند ساختاریافته را تولید میکند و اطلاعات و شناسههای لازم را نگه میدارد؛ اتصال مستقیم و ارسال خودکار به سامانه از طریق افزونه و نقشه راه محصول انجام میشود. اینکه چه چیزی هماکنون در دسترس است و چه چیزی در مسیر، بخشی است که ترجیح میدهیم شفاف بگوییم تا بعداً غافلگیر نشوید.